Pemahaman Perencanaan Proyek

Manajemen merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran  organisasi yang telah ditentukan (Soeharto, 2001). Proyek merupakan suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk atau layanan yang unik (Schwalbe, 2006). Manajemen proyek merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu (Budi Santosa, 2003).

 Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas (Soeharto, 1995). Proyek merupakan kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan dimaksudkan dengan menghasilkan produk yang kriteriannya telah digariskan dengan jelas. Sasaran proyek yang utama adalah anggaran, jadwal, dan mutu. Anggaran berarti bahwa proyek harus diselesaikan tanpa melampaui batas anggaran yang ditetapkan. Jadwal berarti bahwa proyek harus diselesaikan tanpa melampaui kurun waktu dan batas akhir yang ditetapkan. Mutu berarti bahwa proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan (Soeharto, 2002). Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik. Meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak maka umumnya harus diikuti dengan meningkatkan mutu yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya melebihi anggaran. Menekan biaya maka biasanya harus berkompromi dengan mutu dan jadwal (Noerlina, 2008).

Proyek secara garis besar memiliki empat tahapan berikut. Tahap pertama yaitu konsepsi. Tahap konsepsi adalah tahap menyusun dan merumuskan gagasan, menganalisis pendahuluan, dan melakukan studi kelayakan. Tahap kedua yaitu pendefinisian. Tahap pendefinisian adalah tahap kegiatan penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Tahap ketiga yaitu akuisisi. Tahap akuisi adalah tahap kegiatan yang terdiri dari desain, pengadaan fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya, produksi, dan implementasi. Tahap keempat yaitu tahap operasi. Tahap operasi adalah tahap akhir suatu proyek dan proyek diserahkan kepada user. Tahap operasi terjadi tergantung pada jenis proyek (Budi Santosa, 2003).

Proyek harus direncanakan sehingga logis untuk dilaksanakan. Sistematika tahapan perencanaan proyek yang disusun oleh PMI (Project Management Institute) antara lain tahap konseptual, tahap pengembangan dan perencanaan, tahap implementasi, tahap terminasi proyek, dan tahap operasi atau utilisasi. Tahap konseptual merupakan tahapan yang melihat aspek kelayakan suatu gagasan untuk direalisasikan. Tahap pengembangan atau perencanaan merupakan tahap merumuskan atau mengidentifikasi gagasan menjadi pengkajian yang lebih spesif, terutama pada data, kriteria, da spesifikasi teknis. Tahap implementasi adalah tahap proyek dilaksanakan dengan mengkomunikasikan antar anggota tim proyek, melakukan desain enginering terinci utuk proyek fisik, serta mengendalikan aspek biaya, jadwal, dan mutu. Kegiatan lain antara lain memobilisasi tenaga kerja dan melatihnya. Tahap terminasi proyek yaitu menyelesaikan administrasi dan keuangan proyek, mengkompilasi dokumen proyek yang di serahkan kepada pemrakarsa proyek, dan melaksanakan demobilisasi peralatan maupun personil. Tahap operasi tidak termasuk dalam kegiatan proyek, namun  kegiatan operasional (Rijanta, Erlis Saputra, dan Tim Asisten Lab. P3M, 2013).

Proyek merupakan kegiatan investasi dan pengeluaran-pengeluaran untuk pembangunan yang telah direncanakan. Pemilihan jenis proyek sebagian didasarkan pada indikator-indikator nilai-nilai biaya dan hasil-hasilnya (Gittinger, 1986). Tujuan proyek yaitu meningkatkan pelayanan pemerintah untuk masyarakat. Sumber-sumber pembiayaan berasal dari APBN/APBD sehingga memiliki tuntutan untuk menciptakan proyek yang efektif dan efisien dangan prinsip sehat, transparan, terbuka, dan perlakuannya adil bagi semua pihak sehingga menciptakan good govermance  yaitu kesatuan fungsi yang baik antara pemerintah, swasta, dan masyarakat  (Rijanta, Erlis Saputra, dan Tim Asisten Lab. P3M, 2013).

Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Pengguna barang/jasa adalah kepala kantor, satuan kerja, pemimpin proyek, pemimpin bagian proyek., atau pengguna anggaran daerah atau pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam lingkungan unit kerja/proyek tertentu. Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang atau layanan jasa (Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah).

 Prinsip pengadaan barang/jasa antara lain efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil, dan akuntabel. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Efektif  berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat atau kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. Transparan  berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. Adil atau tidak diskriminatif  berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa (Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah).

Sumber :

Gittinger, J Price. 1986.Analisa Ekonomi Proyek Pertanian. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Noerlina. 2008. Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Online Bisnis. Jakarta : Fakultas Ilmu Komputer Bina Nusantara.

Rijanta, Erlis Saputra, dan Tim Asisten. 2013. Petunjuk Praktikum Perencanaan Proyek. Yogyakarta: Fakultas Geografi Universitas Gadjah Mada.

Schwalbe, Kathy. 2006. Information Technology Project Managemen Edisi Keempat. Boston Massachusetts: Couerse Technology.

Soeharto, Imam. 1995. Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional. Jakarta: Erlangga.

Soeharto, Imam. 2001. Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional Jilid 2 Edisi Kedua. Jakarta: Erlangga.

Soeharto, Imam. 2002. Studi Kelayakan Proyek. Jakarta: Erlangga.